Mengidentifikasi orang yang tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan selalu sulit. Mempekerjakan orang yang salah pun menimbulkan risiko serius bagi semua organisasi yang kecil hingga organisasi besar. Biaya kesalahan perekrutan diperkirakan setengah sampai sepuluh kali gaji tahunan seseorang. Biaya kesalahan perekrutan harus dikendalikan melalui pendekatan sistematis dan konsisten untuk mengidentifikasi dan mempekerjakan orang yang kompeten dan cocok. Mempekerjakan individu yang kompeten dan cocok untuk mengisi suatu posisi adalah kemenangan bagi pegawai maupun pemberi kerja. Merekrut orang yang kompeten untuk posisi dimana mereka dapat berhasil, akan membuat perasaan senang dengan apa yang dilakukan, dan merasakan penghargaan positif dari rekan kerja. Sehingga akan mengalami dorongan dalam rasa harga diri, rasa aman dan energi yang lebih besar dan pada akhirnya mengarah pada peningkatan motivasi, pencapaian dan rasa kompetensi yang lebih besar (Goodstein et al., 2009).
Manajemen sumber daya manusia pada organisasi hampir selalu memerlukan pemahaman mendalam tentang tugas yang akan dilakukan orang-orang di organisasi tersebut. Siklus manajemen sumber daya manusia yang ideal adalah ketika melakukan enam langkah. Terlalu sering organisasi tidak membedakan dan menjalankan enam langkah ini dengan jelas sehingga menyebabkan hasil dengan kualitas rendah. Enam langkah tersebut adalah (1) analisis tugas, (2) rekrutmen, (3) penyaringan, (4) seleksi akhir, (5) orientasi pekerjaan, (6) pelatihan dan pengembangan (Goodstein et al., 2009).
Dalam ranah analisis tugas, tugas mengacu pada aktivitas apapun yang dapat diamati dan memiliki titik awal dan akhir. Analisis tugas adalah proses sistematis dengan mengidentifikasi dan menentukan tanggung jawab, persyaratan, aktivitas atau proses yang dilakukan oleh seorang pegawai secara rinci. Jadi konsep analisis tugas adalah menganalisis pekerjaan, bukan orang yang melakukan pekerjaan. Seringkali pegawai mengungkapkan pendapat bahwa mereka tahu apa yang mereka lakukan namun terlalu abstrak untuk ditulis atau didefinisikan (Clifford, 1994).
Analisis tugas harus focus pada aspek berikut (1) aktivitas tugas meliputi jenis, frekuensi dan kompleksitas pelaksanaan tugas, (2) lingkungan seperti lingkungan kerja, (3) alat dan perlengkapan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan, (4) hubungan dengan orang-orang internal dan eksternal, dan (5) persyaratan meliputi pengetahuan, keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.
Tujuan Analisis Tugas
Tujuan analisis tugas adalah untuk memberikan pemahaman mendalam tentang kompetensi yang dibutuhkan untuk memilih orang yang tepat. Kompetensi kerja adalah serangkaian perilaku yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu atau mencapai tujuan tertentu. Kompetensi ini meliputi yang paling sederhana hingga yang paling kompleks (Goodstein et al., 2009). Penelitian menunjukkan bahwa ketika proses perekrutan didasarkan pada analisis tugas yang cermat, keberhasilan pekerjaan sangat meningkat dan mampu mengidentifikasi orang yang tepat (Campion, Palmer and Campion, 1997).
Selain itu, tujuan analisis tugas (Snell and Morris, 2018)
- Komunikasi
Analisis tugas yang berkualitas baik dapat dan harus meningkatkan komunikasi dalam organisasi. Jika analisis tugas tidak dapat meningkatkan komunikasi dan pemahaman tentang apa yang harus dilakukan, maka akan menghambat komunikasi dan dapat merugikan organisasi.
- Mengakomodasi Perubahan
Analisis tugas masih menjadi pekerjaan yang membosankan. Organisasi cenderung menghindari melakukan analisis tugas karena jumlah sumber daya yang diperlukan untuk melakukannya dengan baik. Tugas bersifat dinamis dan selalu mengalami perubahan. Data analisis tugas harus ditinjau secara berkala oleh pemberi kerja dan direvisi untuk mencerminkan perubahan yang terjadi dari waktu ke waktu. Sistem untuk menganalisis tugas harus dirancang dengan memanfaatkan teknologi.
- Pegawai dan Pemberi Kerja dapat Memahami Proses
Pegawai akan memahami proses dan memiliki kepercayaan terhadap proses. Sedangkan manajer dan pemberi kerja yang melakukan pengawasan terhadap tugas akan memahami bagaimana informasi tersebut dapat membantu mencapai tujuan organisasi.
- Perencanaan Sumber daya manusia
Analisis tugas dapat digunakan untuk memeriksa struktur organisasi dan memposisikannya secara strategis untuk masa depan. Maksudnya adalah adanya pemetaan jumlah kebutuhan pegawai saat ini dan di masa depan. Jadi analisis tugas membantu memastikan keselarasan.
- Analisis Alur pekerjaan
Informasi yang dihasilkan dari analisis tugas dapat digunakan untuk menganalisis proses kerja organisasi seperti bagaimana pekerjaan dilakukan, apakah perlu mengatur ulang alur kerja agar organisasi dapat bersaing lebih baik.
- Rekruitmen dan seleksi
Beberapa informasi yang diberikan dari analisis tugas dapat digunakan dalam iklan lowongan pekerjaan. Sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusan saat merekrut pegawai baru dengan kualitas dan kualifikasi sesuai yang diperlukan.
- Keterampilan, Pengetahuan dan Kemampuan dapat Didefinisikan secara operasional
Suatu organisasi dapat mengembangkan serangkaian kategori keterampilan yang memenuhi sesuai kebutuhan misalnya keterampilan fisik, keterampilan interpersonal, keterampilan perencanaan dan keterampilan bahasa. Masing-masing keterampilan dapat terdiri dari sejumlah tingkatan yang berbeda. Keterampilan setiap tugas ditetapkan persyaratan minimum untuk suatu pekerjaan. Dengan memiliki daftar keterampilan dan kategori keterampilan, organisasi dapat menilai pentingnya setiap tugas pekerjaan.
- Pelatihan & Pengembangan
Setiap pekerjaan di organisasi memiliki perbedaan kemampuan sehingga memberikan petunjuk tentang pelatihan yang dibutuhkan pegawai.
- Penilaian Kinerja
Sebuah analisis tugas menyediakan kriteria atau target untuk mengevaluasi apa yang menjadi kinerja baik dan tidak baik agar organisasi dapat mengambil langkah untuk meningkatkan kinerja yang belum baik.
- Manajemen Kompensasi
Analisis tugas memainkan peran penting dalam mengembangkan atau memodifikasi sistem kompensasi. Menentukan berbagai tingkat kinerja pada pekerjaan tertentu merupakan aspek penting dari setiap analisis tugas. Bagian sumber daya manusia dapat mencari tahu nilai relatif dari tiap posisi sehingga kompensasi untuk pegawai dapat adil agar pegawai tetap bekerja dibandingkan mencari pekerjaan lain.
- Kepatuhan Hukum
Jika kriteria yang digunakan untuk mempekerjakan dan mengevaluasi pegawai bukan pekerjaan terkait, organisasi dapat dikatakan telah melakukan diskriminasi.
- Perencanaan Karier
Analisis tugas akan memberikan kemudahan dalam perencanaan karier pegawai. Pegawai mulai dapat melakukan perencanaan karier melalui jabatan yang ada sesuai dengan bakat dan kemampuan. Tentu saja peningkatan karier berkaitan erat dengan kinerja yang bersangkutan.
Kelemahan Analisis Tugas (Prabu, 2021)
- Memakan waktu. Kelemahan paling signifikan dari prosedur analisis tugas adalah membutuhkan waktu yang lama. Ini adalah kelemahan yang signifikan terutama ketika pekerjaan berubah secara teratur
- Bias pribadi. Jika pengamat atau analis tugas bekerja untuk perusahaan yang sama, prosesnya mungkin dipengaruhi preferensi pribadi. Hal ini menjadi hambatan yang signifikan dalam pengumpulan data yang benar dan akurat
- Sumber data sangat terbatas. Karena ukuran sampel kecil, pengumpulan sumber data sangat terbatas. Akibatnya data yang dikumpulkan dari sejumlah kecil orang harus dibakukan
- Banyak upaya manusia yang diperlukan. Prosesnya membutuhkan banyak upaya manusia. Setiap tugas memerlukan informasi yang unik dan tidak ada pola tetap. Untuk mengumpulkan dan merekam data terkait tugas, metode yang berbeda harus diikuti
- Sebagai analis tugas mungkin tidak memiliki kemampuan yang sesuai. Ini merupakan pemborosan sumber daya perusahaan jika seorang analis tugas tidak mengetahui tujuan dari proses analisis tugas atau tidak memiliki keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan prosedur tersebut. Untuk mendapatkan data otentik, ia harus dilatih
- Bakat mental seperti kecerdasan, emosional, psikis dan daya tahan tidak dapat dilihat atau dinilai. Dalam situasi yang berbeda, orang berperilaku berbeda. Akibatnya tidak ada tolok ukur umum untuk bakat mental yang dapat ditetapkan.
Ruang Lingkup Analisis Tugas (Snell and Morris, 2018)
- Uraian tugas (Job Description)
Uraian tugas adalah dokumen tertulis yang menggambarkan keseluruhan tujuan pekerjaan dan tugas, tanggung jawab, kualifikasi yang diperlukan untuk melakukannya. Uraian tugas berisi setidaknya tiga bagian yaitu (1) nama dan lokasi kerja, (2) Identifikasi pekerjaan, (3) tugas pekerjaan. Job title memiliki tujuan yaitu jabatan secara psikologis penting karena memberikan status kepada pegawai. Selain itu, memberikan indikasi tentang apa yang diperlukan oleh tugas pekerjaan itu. Job title juga menunjukkan tingkat pekerjaan dalam organisasi. Identifikasi pekerjaan biasanya mengikuti job title mencakup hal-hal seperti departemen dan lokasi pekerjaan, kepada siapa harus bertanggung jawab.
Beberapa masalah yang sering dikaitkan dengan uraian tugas meliputi
- Menggunakan istilah yang tidak jelas
- Tidak diperbaharui karena tugas atau spesifikasi pekerjaan berubah.
- Membatasi ruang lingkup aktivitas pekerjaan, mengurangi fleksibilitas organisasi
2. Spesifikasi atau kualifikasi tugas (Job specification)
Merupakan bagian dari uraian pekerjaan tertulis dan menguraikan pengetahuan khusus, keterampilan, kemampuan dan atribut lain yang diperlukan untuk melaksanakan atau mengerjakan suatu pekerjaan. Pengetahuan mengacu pada apa yang diketahui seperti pendidikan. Keterampilan adalah hal-hal yang telah dipelajari untuk dilakukan. Kemampuan adalah bakat bawaan seseorang. Atribut lain seperti kondisi fisik, kepribadian, nilai-nilai dan sebagainya.
- Standar Hasil kerja (Job performance standart)
Setiap orang harus memenuhi standar yang dipersyaratkan melalui evaluasi kinerja seseorang di tugas tersebut. Standar hasil kerja memuat tentang target melaksanakan tugas dalam bentuk kuantitas dan kualitas serta kriteria keberhasilan kerja. Standar kinerja dalam bentuk kuantitas pekerjaan, misalnya dalam angka. Atau dalam bentuk waktu yang harus dicapai (jam, hari, mingguan, bulanan atau tahunan). Sedangkan dalam bentuk kualitas kerja meliputi kualitas layanan yang dihasilkan dalam memuaskan konsumen atau tidak, di samping itu juga berkaitan dengan kualitas produk.
Sumber Informasi untuk Melakukan Analisis Tugas (Kasmir, 2016)
- Work activities
Aktivitas kerja merupakan aktivitas yang dilakukan seseorang dalam mengerjakan pekerjaannya dimulai dari jam masuk kerja sampai jam pulang. Kegiatan yang dilihat adalah besarnya volume pekerjaan dan waktu yang dibutuhkan guna menyusun analisis tugas yang sesungguhnya
- Human behavior
Perilaku pegawai selama mengerjakan tugas dapat dilihat dari kedisiplinan, kepatuhan, motivasi kerja dalam mengerjakan tugas yang sudah dibebankan. Pemantauan terhadap perilaku pegawai ini perlu dilakukan agar informasi yang dibutuhkan benar-benar tepat sasaran.
- Machines, tools, equipment and work aid
Peralatan kerja atau sarana prasarana yang dibutuhkan selama pegawai bekerja perlu diperhatikan. Hal ini karena sarana dan prasarana sangat menentukan kecepatan, ketepatan dan keberhasilan dalam melaksanakan pekerjaannya. Tentu saja hal ini akan menjadi pertimbangan untuk menyediakan kebutuhan sarana dan prasarana suatu jabatan baik yang utama atau tambahan
- Performance standards
Standar kinerja juga perlu diperhatikan guna analisis selanjutnya apakah sudah memiliki standar kinerja atau belum. Jika belum maka segera ditentukan standarnya. Dan jika sudah ada maka perlu di evaluasi apakah standar yang ada masih dapat digunakan atau perlu diganti dengan standar yang baru
- Job context
Konteks pekerjaan adalah kegiatan pengumpulan informasi meliputi jadwal kerja, kondisi kerja, insentif dan lainnya. Kondisi kerja berkaitan lingkungan kerja, suasana kerja. Jadwal kerja seperti jam masuk, jam istirahat dan jam pulang. Sedangkan insentif berkaitan dengan rangsangan yang diberikan kepada pegawai untuk melakukan tugas.
- Human requirement
Berapa banyak kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan untuk menempati suatu jabatan. Dalam hal ini perlu juga terlebih dulu menentukan beban kerja suatu jabatan. Tujuannya agar penentuan jumlah tenaga kerja benar-benar tepat sasaran.
Metode Analisis Tugas
Metode paling umum untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menganalisis tugas adalah wawancara, kuesioner, observasi dan catatan harian.
- Wawancara (Aamodt, 2015)
Seorang analisis tugas dapat mewawancarai setiap pegawai tentang parameter pekerjaan.
Tujuan pekerjaan
- Pekerjaan apa yang sebenarnya Anda lakukan ? Apa tujuan keseluruhan pekerjaan tersebut ?
- Bagaimana Anda melihat pekerjaan Anda berkontribusi pada seluruh tujuan organisasi di masa sekarang dan masa depan ?
Tugas Pekerjaan
- Jelaskan tugas Anda dalam hal apa saja ? Bagaimana Anda melakukannya ? Seberapa sering Anda melakukannya ? Berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk masing-masing tugas ?
- Apakah pekerjaan itu harus dilakukan sesuai dengan cara Anda atau Anda melihat cara lain untuk memperbaikinya ?
- Apakah Anda melakukan tugas yang saat ini, tidak termasuk dalam deskripsi pekerjaan Anda ? Jelaskan
- Apakah instruksi yang Anda terima dari atasan, jelas dan konsisten dengan deskripsi pekerjaan Anda ?
Kriteria dan Hasil Pekerjaan
- Apakah standar kerja untuk pekerjaan Anda telah ditetapkan ? Jika ya, apa saja ?
- Jelaskan penyelesaian yang berhasil atau hasil akhir dari pekerjaan Anda ?
Latar Belakang dan Pengetahuan
- Atribut apa saja yang dibutuhkan untuk berhasil dalam posisi tersebut ?
- Jelaskan tingkat, derajat dan luasnya pengetahuan yang diperlukan untuk posisi ini ?
- Tunjukkan persyaratan pendidikan, sertifikasi dan lisensi untuk pekerjaan tersebut
Pelatihan
- Jelaskan orientasi yang anda terima saat anda pertama kali memulai pekerjaan ini dan keefektifannya ?
- Pelatihan apa yang dibutuhkan untuk posisi tersebut ?
- Apa alat, peralatan atau sumber daya lainnya yang diperlukan untuk melatih orang untuk posisi ini ?
- Tes penilaian apa yang diperlukan untuk menentukan apakah seseorang kompeten dalam posisi ini ?
Kemampuan yang dibutuhkan
- Apakah anda menggunakan alat, peralatan atau mesin perangkat lunak khusus ? jika ya, sebutkan
- Keterampilan manual apa yang diperlukan untuk mengoperasikan peralatan untuk melakukan pekerjaan tersebut ?
- Kemampuan penalaran atau pemecahan masalah apa yang harus Anda miliki ?
- Apakah diperlukan kemampuan pengawasan atau pengelolaan ?
- Kemampuan fisik seperti kekuatan, koordinasi atau ketajaman visual apa yang harus Anda miliki ?
Kondisi Kerja
- Jelaskan kondisi kerja Anda ?
- Jelaskan frekuensi dan tingkat dimana anda menghadapi kondisi kerja seperti ini : kontak dengan bahan berbahaya, kerja fisik yang berat, tempat sempit, benda bergerak, getaran dan ventilasi yang tidak memadai ?
Otoritas
- Apa tingkat otoritas pekerjaan itu dan kepada siapa Anda bertanggung jawab ?
- Jenis tindakan independen apa yang boleh Anda ambil?
Tanggung Jawab
- Apa Anda memiliki tanggung jawab yang berhubungan dengan kerahasiaan ? jika ya, jelaskan bagaimana anda menanganinya ?
- Apakah anda bertanggung jawab atas uang atau benda apapun yang bernilai uang ? Jika demikian, jelaskan bagaimana anda menanganinya ?
Evaluasi dan Kompensasi
- Dengan cara apa dan seberapa sering kinerja anda di evaluasi dan umpan balik diberikan ?
- Kriteria apa yang menurut Anda harus digunakan dalam proses evaluasi ?
- Menurut Anda, bila mempertimbangkan tingkat produktivitas dan tingkat keterampilan yang diperlukan untuk memenuhi tanggung jawab anda, apakah anda mendapat kompensasi yang memadai ?
- Jelaskan kriteria yang harus digunakan untuk menentukan kompensasi untuk posisi : tanggung jawab, keterampilan, pengalaman, pengetahuan, lingkunga kerja, bahaya keselamatan dan sebagainya
Kuesioner
Bagian Sumber daya manusia dapat mengedarkan kuesioner ke tiap pegawai. Kuesioner berisi pertanyaan yang mirip dengan yang ditanyakan dalam wawancara
Observasi
Bagian sumber daya manusia mengamati dan merekam kegiatan yang terkait dengan pekerjaan melalui formulir standar.
Buku Harian
Pemberi kerja dapat membuat catatan harian tentang siklus kerja pegawai secara keseluruhan.
DAFTAR PUSTAKA
Aamodt, M. G. (2015) Industrial/organizational psychology: An applied approach. Cengage Learning.
Campion, M. A., Palmer, D. K. and Campion, J. E. (1997) ‘A review of structure in the selection interview’, Personnel psychology. Wiley Online Library, 50(3), pp. 655–702.
Clifford, J. P. (1994) ‘Job analysis: Why do it, and how should it be done?’, Public Personnel Management. SAGE Publications Sage CA: Los Angeles, CA, 23(2), pp. 321–340.
Goodstein, L. D. et al. (2009) A practical guide to job analysis. John Wiley & Sons.
Kasmir, K. (2016) ‘Manajemen Sumber Daya Manusia (Teori dan Praktik)’, Jakarta: Rajawali Pers, 72.
Prabu, T. (2021) Job Analysis & Design ‘How Smart Job Analysis & Design Can Enhance Organizational and Employee Effectiveness’. Nestfame Creations.
Snell, S. and Morris, S. (2018) Managing human resources. Cengage Learning.
Leave a Reply