6 Rahasia Sukses Event Organizer

Sebuah tujuan tanpa sebuah perencanaan adalah hanya angan-angan. Dalam sebuah event training atau seminar, apakah kamu pernah merasa bosan ? acara gak asik dan berujung pada kekecewaan ? Sudah menghabiskan waktu, energi dan biaya namun tidak sesuai dengan ekspektasi yang diharapkan. Rugi apa rugi banget ? Mengapa hal tersebut bisa terjadi ? Karena penyelenggara event tidak melakukan perencanaan. Sehingga acara amburadul dan tidak menyenangkan. Tak hanya menghadapi audiens yang tidak terpuaskan, event organizer juga gagal menggarap audiensnya sehingga sepi pengunjung.

Kegiatan event dilaksanakan tentu ada sekelompok tim kerja yang menentukan keberhasilan rancangan hingga event berlangsung sukses baik dalam kemasan acara maupun keuntungan. Fakta, sekelompok tim inti yang bekerjasama secara rapi adalah penentu. Mereka terdiri dari 3 tim inti yaitu produksi, manajemen dan marketing. Siapakah penentu sukses EO ? Bagaimanakah caranya agar ketiga tim inti ini mampu bekerjasama mencapai target mereka masing-masing dalam sebuah harmoni sinergi yang saling support ?

6 Rahasia sukses Event Organizer.

1. Mampu memahami faktor kunci sukses event organizer. event organizer yang sukses adalah EO yang memiliki perencanaan yang matang A sampai Z benar-benar dipersiapkan. Apa yang menjadi tujuan diselenggarakannya event, siapa audiencenya, bagaimana mengemas event nya, dan apa yang dilakukan saat selesai event. Kesemuanya itu dipersiapkan terlebih dahulu dengan matang. Dan faktor penting lainnya adalah budgeting. Jangan sampai event yang kita laksanakan over budget.
2. Masing-masing tim (produksi, manajemen dan marketing) mampu membuat blue print acara dalam waktu SINGKAT. blue print merupakan kerangka kerja yang harus dibuat secara rinci dan menjadikan landasan dalam pelaksanaan event. Semakin rinci dan jelas blue print yang dibuat maka bisa dipastikan event akan berjalan dengan sukses. contoh : tim produksi, tim yang mendesign jalannya acara, menentukan siapa pembicaranya, apa yang menjadi daya tarik sehingga event menarik dan audience merasa puas. Marketing, segmen audience, sponsorship? branding event dan membuat design iklan semenarik mungkin. Sedangkan tim manajemen, bisa meliputi budgeting event dan administrasi lainnya.
3. Memiliki template RAB, rundown, timeschedule, checklist dan proposal sponsorship. Pernah saya mengikuti sebuah event training, yang rasa-rasanya ingin cepet-cepet pulang. Karena jenuh nunggu pembicaranya yang terlambat, sedangkan panitia tidak mengantisipasi event tersebut dengan baik. Dengan adanya RAB, rundown, timeschedule, dan checklist tentu hal seperti itu bisa dengan mudah di atasi. Sedangkan proposal sponsorship merupakan bagian yang penting dalam sebuah event, bukan saja menjadikan event tersebut lebih keren, melainkan bisa menjadi sumber dana pemasukan bagi sebuah event. Tidak sedikit produk-produk terkenal yang ingin menjadi sponsorship, karena setiap perusahaan besar pasti memiliki program tersebut, tinggal bagaimana kita membuat event itu penting dan menarik sehingga banyak perusahaan ternama mau menjadi sponsorship
4. Mengelola acara secara rapi dan terstruktur. hal ini bisa dilakukan dengan checklist dan menggunakan fasilitas training yang terstandarisasi. Checklist bisa meliputi checklist perlengkapan, daftar hadir, pengisi acara. Fasilitas terstandarisasi bisa meliputi kenyamanan tempat, sound sistem yang bagus, kelengkapan proyektor dan lain-lain. Selalu berkoordinasi dengan tim juga merupakan kunci, gunakan HT bila perlu.
5. Dapat melakukan promosi secara cepat dan tepat sasaran. Sebuah event diselenggarakan pasti karena adanya kebutuhan, nah dari sini kita bisa tentukan, siapakah segmen audience kita, apa profesinya? apa pekerjaannya? dimana mereka tinggal, apa yang menjadi kebiasaan mereka? Dan membuat alasan yang kuat mengapa mereka butuh training atau seminar kita? semakin spesifik semakin baik, gunakan sarana promosi baik online maupun offline.
6. Terhindar dari kerugian materi. Rugi ? ada yang mau ? Tentu saja gak kan, kita pasti inginnya untung. Disinilah pentingnya budgeting, anggaran event. Merinci apa-apa saja yang menjadi elemen pengeluaran, tempat, konsumsi, logistik, pembicara, dibuatkan post-post anggaran kemudian di total. Pengeluaran tidak boleh lebih besar dari pemasukan, kalo hal itu terjadi sudah otomatis rugi. Begitu pula dengan pemasukan, dari mana saja sumber pemasukan keuangannya, pendaftaran peserta, sponsorship, donatur dan lain-lain. Anggaran harus di buat serinci mungkin, dan gunakan anggaran seefisien mungkin.